Automationsguiden · Sex signaler att leta efter
Hitta arbetet
som kan sköta
sig självt.
För dig som leder verksamheten. Följ flödet och upptäck uppgifterna som kan sköta sig själva.
Börja med det som återkommer1 Upprepning
Samma uppgift.
Om och om igen.
När samma arbete återkommer finns en möjlighet att göra det en gång och låta flödet ta hand om resten.
Följ arbetet. Hitta möjligheten.
Ett exempel
En veckorapport sammanställs manuellt från flera system. Ett automatiserat flöde kan hämta informationen och förbereda rapporten.
Börja med den återkommande delen. Analysen av vad siffrorna betyder kan fortfarande behöva en människa.
2 Regler
Går det att
beskriva reglerna?
Om ni kan förklara hur en uppgift ska utföras går det ofta att automatisera de vanliga stegen.
Följ arbetet. Hitta möjligheten.
Ett exempel
En inkommande beställning kontrolleras mot ett artikelregister. Kompletta beställningar går vidare; avvikelser skickas till en ansvarig.
Otydliga regler behöver redas ut först. Känsliga beslut och undantag ska ha en tydlig väg till mänsklig granskning.
3 Digital input
Finns informationen
redan digitalt?
Digital information är en bra start. Det viktiga är att den går att komma åt och håller tillräcklig kvalitet.
Följ arbetet. Hitta möjligheten.
Ett exempel
Uppgifter i ett formulär förs direkt till ert kundsystem. Dokument och mejl kan också fungera som underlag, men kan behöva tolkas och kontrolleras.
Ligger informationen på papper eller utspridd i personers minne? Börja med att samla den i ett användbart format.
4 Tidsåtgång
Många bäckar
små.
Några minuter här och där blir snabbt många timmar. När små tidsvinster återkommer i flera arbetsflöden växer den samlade nyttan.
Följ arbetet. Hitta möjligheten.
Ett exempel
Orderstatus kontrolleras manuellt för varje kundfråga. Ett gemensamt flöde kan hämta aktuell status och förbereda ett svar.
Anteckna hur ofta uppgiften görs och hur lång tid den tar. Det ger ett bättre beslutsunderlag än en gissning om besparingen.
5 Fel
Samma fel
en gång till?
När information kopieras eller kontrolleras manuellt kan återkommande fel vara ett tecken på att flödet behöver förbättras.
Följ arbetet. Hitta möjligheten.
Ett exempel
En adress skrivs in i två olika system. En integration kan föra över samma uppgift och kontrollera att nödvändiga fält finns.
Automation gör också fel om underlaget är fel. Bygg in kontroller och gör avvikelser synliga för den som kan bedöma dem.
6 Överlämningar
Arbetet är klart.
Varför väntar det?
Flaskhalsen sitter ofta mellan två steg. En uppgift blir liggande i väntan på att någon flyttar, meddelar eller godkänner.
Följ arbetet. Hitta möjligheten.
Ett exempel
En godkänd offert väntar på att bli ett projekt. Ett sammanhängande flöde kan skapa projektet och meddela rätt person direkt efter godkännandet.
Automatisera överlämningen där det går. Behåll godkännandet när ansvar, risk eller omdöme kräver det.
Nu är det er tur.
Hitta ert
första flöde.
Tänk på en uppgift. Vilka signaler känner ni igen?
Välj en konkret uppgift.
Tänk på ett arbetsmoment i er vardag och markera det som stämmer. Då får ni en riktning för ett första steg.
0 av 6 signaler stämmer. Detta är en vägledning, inte en beräkning av besparing.
Behåll mänsklig granskning vid känsliga beslut och undantag, oavsett hur många signaler som stämmer.
Räkna på er möjliga tidsvinst ↓Från möjlighet till tidsvinst
Räkna på tidsvinsten.
Justera tid och frekvens för en uppgift. Se vad ni kan frigöra varje månad och år.
Möjlig tidsvinst
— timmar per uppgift
—
Per månad i snitt
— timmar
—
Per år
— timmar
—
Lägg till timkostnad för att också se värdet i kronor.
Värde av frigjord tid, före automationskostnader.
Prata om er möjliga besparingSå räknar vi
Det här är en uppskattning utifrån era inmatade värden. Beloppen visar värdet av frigjord arbetstid, före kostnader för införande, drift och underhåll av automationen. Faktisk besparing och omfattning räknar vi fram tillsammans.